איך לאחסן מסמכים בבית בצורה נוחה?

ישנם מצבים רבים בהם אנו משתמשים בפוליסות ביטוח, תעודות ותעודות. לכן, כדי להחזיק את הניירות הדרושים בהישג יד, אנשים נאלצים לאחסן מסמכים בבית. אבל איך לעשות את זה נכון כדי ששום דבר לא יאבד או יתקלקל?

אילו מסמכים צריך לשמור?

לכל אדם מודרני יש הרבה פיסות נייר לכל אירוע. אבל לא כל אחד מהם שווה אחסון.

להלן רשימה של מסמכים שאתה חייב להחזיק בבית:

• הרשימה נפתחת עם דרכונים ומסמכים משפחתיים נוספים. למשל, צוואות, תעודות.
• אישורים, ייפויי כוח, קבלות ודברים נוספים הקשורים למקרקעין והובלה.
• דיפלומות, דיפלומות, אישורים, תעודות המאשרות את זמינות ההשכלה.
• ניירות הקשורים לפעילות מקצועית: ספרי עבודה, הסכמים, חוזים.
• תוצאות בדיקה, פוליסות רפואיות וכרטיסים.
• תעודות אחריות, קבלות על מכשירי חשמל ורהיטים ביתיים.
• ניירות הקשורים למס.

בנפרד, אתה יכול לבחור מסמכים אלקטרוניים או פשוט נתונים בפורמט דיגיטלי. ככלל, הם תואמים לאחת מהנקודות לעיל וכפופים גם לאחסון.

כמה זמן צריך לשמור ניירות?

ניתן לחלק את המסמכים לפי זמן האחסון. זה תלוי בתקופת התוקף של כל קרום ספציפי.

• קבוע. ניירות כאלה צריכים להיות תמיד בהישג יד.מדובר בתעודות נישואין, תעודות לידה, דיפלומות המאשרות השכלה, נתונים רפואיים, מידע מאושר על ידי נוטריון, צוואות, תעודות פנסיה.
• טווח ארוך. מסמכים לנדל"ן, מכוניות ופריטים יקרים. אלה כוללים גם מסמכים מקצועיים. אתה יכול גם להגדיר צ'קים וקבלות כאן. זה משהו שנשמר לאורך זמן ונשאר רלוונטי לאורך פרק זמן מסוים.
• טווח קצר. מומלץ לשמור אישורים על שירותים מרופאים, עורכי דין ומורים למשך שלוש שנים. הסכמי השירות וההצהרות מניחים את אותה תקופה.
• חֲסַר תוֹעֶלֶת. ניתן לזרוק מיד חומרי חינוך והסברה מיותרים, הנחיות לדברים שנלמדו היטב, דפי חישוב וכו'.

בנפרד, אנו יכולים לציין מסמכים אופציונליים, אשר, עם זאת, הם בעלי חשיבות רבה עבור בעליהם. אלה כוללים יומנים אישיים, פתקים, תצלומים ומזכרות אחרות. בדרך כלל דברים כאלה גם נמשכים הרבה זמן.

לכן, רצוי לזרוק את כל מה שלא נעשה בו שימוש כרגע ולא יכול להועיל בעתיד. כדי לשמור על הסדר, עליכם לנקות באופן קבוע את הפחים ולהיפטר מהאשפה שהצטברה, ובמקביל למיין מסמכים חשובים באמת.

טיפים לאחסון ניירות חיוניים

ככלל, רוב הבתים מאחסנים ניירות כסטנדרט.

1. ראשית, המסמכים ממוינים לפי תחומים: בית, עבודה, רפואי ואחרים.
2. לאחר מכן מניחים אותם בתיקיות חתומות, מה שבהחלט ימנע מכם ללכת לאיבוד בעיתונים.
3. הסטים המתקבלים ממוקמים בקופסה או שקית נפרדת. אגב, מטעמי נוחות, מחיצות נעשות לעתים קרובות בתוך ה"מיכל" כדי למנוע מהתיקיות להתערבב.יחד עם זאת, עליכם לוודא שמקום האחסון אינו נגיש לילדים ובעלי חיים, אך ממוקם בצורה נוחה לשימוש.

מומלץ להפריד בין מסמכים אישיים בשימוש תכוף. הדרכון, הכרטיס הרפואי, מספר זיהוי משלם המס (TIN) ותעודת הפנסיה שלך יכנסו בנוחות לשקיות ניילון סגורות ברוכסן. אריזות כאלה אטומות וישמרו על הסדר המושלם של התכולה, וימנעו ממנה, נניח, להירטב. יחד עם זאת, יש לאחסן מסמכים הקשורים לבריאות בצורה נגישה ככל האפשר - כדי לא לבזבז זמן אם יש בהם צורך דחוף.

תמיד כדאי להחזיק עותקים של ניירות חשובים בבית. יש כל מיני מקרים, ועתודה כזו יכולה לעזור במצב לא צפוי.

ניתן לשים מסמכים חשובים במיוחד בכספת. השוק המודרני מציע מבחר גדול של מתקני אחסון, כך שכל קונה יכול לבחור משהו מתאים. אבל עדיף לשמור מסמכים בכספת ולא בתיקיות פלסטיק - במקרה של שריפה, החומר שמרכיב אותם נמס מהר יותר מנייר.

דרכים לא טריוויאליות לאחסון מסמכים

התיאור נראה משעמם? אין בעיה! ישנן דרכים מעניינות ונוחות יותר לאחסון ניירות.

• • לוח מארגן. יש הרבה אפשרויות למכשיר כזה. בצורתו הפשוטה, זהו פאנל שאליו מחוברים ניירות באמצעות כפתורים. בגרסאות מורכבות יותר, ללוח עשויות להיות מגירות קטנות ותושבות תלויות.

• • שידה מיני. זה בדיוק כמו שידת מגירות רגילה, אבל הרבה יותר קטן. מאוד נוח לאחסן בו מסמכים. ממוינים לתאים שונים, הם לעולם לא ילכו לאיבוד! למגירות בשידה יכולות להיות גדלים שונים: קטנות לפיסות נייר קטנות, גדולות לציורים.

• • קופסא תלויה. רק קופסה קטנה או סלסילה מחוברת לקיר כמו תיבת דואר. בדבר כזה, הניח במסדרון, נוח לאחסן מכתבים וקבלות שהביאו.

• • כיס מעטפה. דומה לאופציה הקודמת, אבל זו לא קופסה, אלא מעטפה. אתה יכול לצרף אותו לשולחן, מקרר, ארון. מאפשר לך לאחסן מסמכים נחוצים באופן זמני מבלי לתפוס מקום יקר.

• • סל פסולת. לא, לא זבל - מיוחד, לאחסון. מונח על שולחן או בארון, זה יכול להיות כמה תאים. דרך פשוטה, זולה, אך יעילה לאחסון מסמכים.

• • ניתן לשמור ניירות בשימוש תכוף בתיקיית תיק. יש לו ידית נשיאה. הוא נועד כך שהמסמכים שבו לא יתקמטו. מיועד בדרך כלל לנייר A4. במידת הצורך, כדי לא לבזבז זמן בחיפוש אחר הקרום הדרושים, אתה יכול פשוט לתפוס תיקייה ולרוץ לעסקים.

אנו משתמשים בטכנולוגיות דיגיטליות

הוראות לתרופות, מכשירים וציוד משרדי תופסות מקום רב. הרבה יותר קל לאחסן אותם באופן אלקטרוני. לשם כך, עליך למצוא את אותו מידע באינטרנט ולהשוות אותו עם מה שזמין במקור החומרי כדי להבטיח את זהותו. אתה יכול פשוט לצלם את ההוראות ולשמור אותן בתיקייה במחשב שלך. אתה רק צריך לבחור את האחרון בצורה כזו שלא תמחק אותו בטעות. עדיף לכתוב עותק נוסף של הקבצים המתקבלים על גבי מדיום חיצוני, כגון כרטיס זיכרון, או לשלוח אותו לאחסון בענן.

לכל מקרה, אתה יכול לסרוק מסמכים אחרים. אבל אז אתה צריך להיות מודאג לגבי אבטחת המערכת האלקטרונית מפני התקפת האקרים אפשרית. אף אחד לא אוהב שדולפים מידע אישי באינטרנט.

אגב, שימוש במחשב או בטלפון נייד נוח למעקב אחר תאריכי תפוגה של ניירות. מספיק פשוט להזין את התאריכים הנדרשים ל"לוח השנה" כדי שהמכשיר האלקטרוני יודיע לך על סיום תקופת התוקף של קרום מסוים. ואז כל מה שנותר הוא להיפטר מנייר מיותר.

אולי הכלל העיקרי לאחסון מסמכים בבית הוא פשוט: עבודה זהירה וקבועה עם ניירות ביתיים היא המפתח להבטיח שהמסמך הדרוש לא יאבד ברגע החשוב ביותר.

לא כל המסמכים ראויים לשמירה. אבל יש הרבה ניירות שכל אחד מאיתנו צריך להחזיק איתנו. יש לשמור אותם במקומות בטוחים ומבודדים, אך נגישים למדי. אתה יכול לעשות עותקים אלקטרוניים ורגילים של מסמכים - הם כנראה יהיו שימושיים. בכל מקרה, אחסון קפדני ומיון קפדני של ניירות יסייעו לשמור עליהם.